Associazione Allergologi ed Immunologi Italiani Territoriali ed Ospedalieri (di seguito, il “Titolare”, “AAIITO” o l’“Associazione”), in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito, il “Codice privacy”), nonché dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito, il “Regolamento privacy”), e successive modificazioni ed integrazioni, raccoglie e successivamente tratta dati personali1dei propri associati (di seguito, l’“Interessato” o l’“Associato”).
Ai sensi dell’art. 29 del Codice privacy e 28 del Regolamento privacy, l’Associazione ha designato per iscritto Responsabile del trattamento AIM Italy Srl, con sede legale in Milano (20132), Viale Enrico Forlanini 23, codice fiscale 00927270587, partita IVA 00943621003, telefono 055 23388.1, fax 055 2480246 ed email aaiito@aimgroup.eu infatti, a detta società è stata commissionata la gestione del database di AAIITO contenente l’indirizzario dei Soci.
1. Finalità e modalità del trattamento.
I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività istituzionale di AAIITO, per il perseguimento delle seguenti finalità:
1. costituzione e successiva gestione del rapporto associativo;
2. adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi al citato rapporto associativo;
3. adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
4. invio periodico delle riviste scientifiche e degli altri prodotti editoriali di AAIITO;
5. invio della newsletter dell’Associazione per aggiornare l’Interessato su tutti i progetti, le iniziative, gli eventi promossi dalla medesima in ambito associativo;
6. invio di informazioni inerenti iniziative ed attività ritenute di interesse per l’Associato da parte di enti e associazioni scientifiche nazionali e internazionali aventi ambiti e finalità analoghe a quelle di AAIITO, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore).
Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’articolo 30 del Codice privacy e degli articoli 28 e 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
2. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.
1. Finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 2., 3., 4. e 5.
Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 2., 3., 4. e 5., il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per la costituzione e la successiva gestione del rapporto associativo; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di iscrivere l’Interessato all’Associazione e coinvolgerlo in ogni iniziativa della vita associativa e, pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è la corretta instaurazione e amministrazione del contratto associativo, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy.
2. Finalità di cui al precedente paragrafo 1, punto 6.
Con riferimento alla finalità di cui al precedente paragrafo 1, punto 6., il conferimento è facoltativo e la mancata prestazione del relativo consenso determina solo l’impossibilità di ricevere, da parte di enti e associazioni scientifiche nazionali e internazionali aventi ambiti e finalità analoghe a quelle di AAIITO, informazioni inerenti iniziative ed attività ritenute di interesse per l’Associato. Pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’espresso consenso dell’Interessato, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento privacy.
3. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione.
In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati in Italia, o comunque all’interno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’attuazione del rapporto associativo:
1. all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;
2. agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti la quota sociale;
3. alle strutture e/o società esterne di cui AAIITO si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti alla costituzione e successiva prosecuzione del rapporto associativo (ad esempio, per la spedizione dei programmi congressuali, per le attività formative, per i progetti scientifici, per l’invio in abbonamento delle riviste scientifiche, ecc.);
4. ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento;
(vi) previo specifico consenso, ad enti e associazioni scientifiche nazionali e internazionali aventi ambiti e finalità analoghe a quelle di AAIITO, per l’invio di informazioni inerenti iniziative ed attività ritenute di interesse per l’Associato, sia tramite strumenti automatizzati che attraverso modalità tradizionali di contatto.
I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Codice privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito dall’Associazione.
Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Codice privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.
Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione della rispettive sedi, è sempre disponibile presso la Segreteria AAIITO.
Previo specifico consenso, i dati dell’Interessato potranno essere pubblicati sul sito web dell’Associazione o sulle riviste e/o pubblicazioni scientifiche della stessa, ovvero in occasione di altre iniziative – cartacee o telematiche – strettamente connesse con la partecipazione alla vita associativa. In caso di pubblicazione di riprese video e/o fotografie per peculiari iniziative, di volta in volta verrà rilasciata apposita informativa e richiesti specifici liberatoria e consenso.
4. Diritti dell’Interessato.
L’articolo 7 del Codice privacy e gli articoli 15 e ss. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:
• la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare;
• l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
L’Interessato ha inoltre il diritto:
• di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato al trattamento dei dati personali (senza pregiudizio della liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca);
• di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• di opporsi, in tutto o in parte al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
• di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento privacy.
Posto che il consenso eventualmente prestato dall’Interessato ad essere contattato attraverso mezzi automatizzati per le finalità di cui al punto 6. del paragrafo 1 si estende anche a quelli tradizionali, lo stesso potrà in ogni momento contattare AAIITO, ai recapiti di seguito indicati, per esercitare il proprio diritto di opposizione, anche solo in maniera parziale, ossia in riferimento alle une o alle altre delle modalità appena specificate.
Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui all’articolo 7 del Codice privacy e gli articoli 15 e ss. del Regolamento privacy, il medesimo può rivolgersi ai seguenti recapiti del Titolare del trattamento:
Segreteria AAIITO c/o AIM ITALY Srl Viale Mazzini n. 70
50132 Firenze
Telefono: 055 23388.1
Fax: 055 2480246
Email: aaiito@aimgroup.eu
5. Durata del Trattamento
Fatti salvi gli obblighi di legge, i dati personali degli Interessati saranno conservati per l’intera durata del rapporto associativo.
Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento privacy, per “dato personale” si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.
